Z dniem 1 stycznia 2019 roku zmieniły się zasady przechowywania przez pracodawców dokumentów osobowych i płacowych osób zwolnionych.

Do 1 stycznia pracodawcy mieli obowiązek przechowywać w/w przez 50 lat. Dzisiaj mają obowiązek przechowywać tylko przez 10 lat od daty zwolnienia się pracownika. Czyli np. jeśli ktoś zwolnił się w 2019 roku, to jego teczka, karty wynagrodzeń będą przechowywane do końca 2030 roku. Po 1 stycznia 2031 roku mogą być fizycznie zniszczone, ale przedtem pracodawca, przed upływem terminu musi powiadomić byłego pracownika, aby ten odebrał w ciągu 30 dni swoje dokumenty. Jeśli nie odbierze, to pracodawca może podjęć decyzję o ich zniszczeniu na podstawie np. nieodebranego podwójnego awiza pozostawionego przez listonosza.

Zmieniający przepisy o przechowywaniu akt osobowych do 10 lat, dość mgliście mówi, że pracodawca może wysłać pocztą teczkę osobową, ale nie jest do końca dokładnie wyjaśnione a i pracodawca będzie się migał od ponoszenia dodatkowych kosztów za ciężki przesyłki listowe, nie mówiąc o tym, że musi w przypadku nieodebranie zwrócić do swojego archiwum po adnotacji, ze jest do zniszczenia. Prawdopodobnie jeszcze przez kilka następnych lat wiele „kwiatków” świadczących o niedopracowania tego rozwiązania prawnego jeszcze wyjdzie. Ale na dzień dzisiejszy jest na razie „żywioł” i wszyscy myślą. Zarówno pracodawcy jak i sam ustawodawca.

O ile kwestiach płacowych pracodawca musi przesyłać dane o zarobkach do ZUS-u, a ten je przechowywać przez nieokreślony czas, podobnie jak Urz. Skarbowy, to np. wszelkiego rodzaju zaświadczenia o podniesieniu kwalifikacji, dopuszczenia do wykonywania zawodu, świadectwa pracy (kopie) i wiele innych może w przypadku nieodebrania swojej teczki po prostu – przepaść. Będzie to dość dokuczliwe dla obecnych młodych ludzi, którzy dzisiaj mają dwadzieścia parę lat i zapewne będą aktywni zawodowo jeszcze przez kolejne 30 lat. Zatem już dziś powinni zachowywać w swoich domowych archiwach różne dokumenty, które najczęściej są pierwszymi oryginałami, bo w teczkach osobowych są przechowywane na ogół kopie, choć są także i oryginały dokumentów.

Na przechowywanie dokumentów winni zwrócić uwagę wszyscy, którzy są zatrudnieni po 1 stycznia 2019, bo ich teczki po 10 latach mogą być zniszczone. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 mogą być spokojni, gdyż ich teczki i płace pracodawcy muszą przechowywać prze 50 lat od roku zwolnienia.